第一章 总则
第一条 威尼斯人真人游戏协同办公系统（以下简称“OA系统”）是基于校园网，覆盖威尼斯人真人游戏各处室、各单位的综合办公平台。该系统是学院信息化建设的重要组成部分，是推行无纸化办公、提高工作效率、提升工作水平的重要平台。为保障OA系统顺利运行并规范管理，特制定本办法。
第二条 OA系统参照教育部办公自动化系统的技术平台要求，采用移动端、浏览器/服务器结构作为基本运行平台和信息交换基础。
第三条 OA系统服务器用于存放所有办公数据和文件信息； 移动端、浏览器作为展现和处理办公数据信息的窗口，供学院领导、各处室、教学单位进行信息的查阅、输入、修改、传送与发布等。
第四条 OA系统划分为个人空间、单位空间两大空间板块，具体功能根据用户权限的差异而有所不同。个人空间主要用于个人公文管理、办理；单位空间用于单位内部威尼斯游戏大厅、学习交流等，由各单位自行建设；学校空间用于信息发布。
第五条 各类用户操作指南及电子公文流程使用说明，详见OA系统中单位空间“OA系统操作及公文运转指南”栏目。
第二章 组织管理
第六条 OA系统运行由学院统一管理，党政办公室是OA系统的主管部门，与威尼斯人真人游戏信息技术中心一道负责制定OA系统建设计划，并组织协调实施；制定OA系统的有关管理制度，实行严格管理；根据用户需求组织开展相关培训。党政办公室指定专人作为系统管理员，负责OA系统的日常管理与监督，起草相关制度规范、计划方案等工作。
第七条 信息技术中心是OA系统的技术支持和项目实施协作部门，负责保障校园网络的畅通和OA系统的安全；负责提供OA系统的调试安装、功能完善、人员培训等技术支持和服务。信息技术中心指定专人作为技术管理员，保障OA系统正常运行，定期备份数据。
第八条 各部门、单位分管本单位本部门OA系统工作，确定一名公文管理员，系统管理员要求熟悉OA系统操作，有一定计算机基础。
第九条 各部门、单位OA系统负责人职责：
（一）负责组织本部门、单位人员培训；
（二）负责本部门、单位OA系统的安全和保密工作；
（三）对本部门、单位公文管理员的工作进行督促和检查；
（四）负责本部门、单位OA系统工作的其他事宜。
第十条 公文管理职责：
（一）负责OA系统公文的接收、传递和发送；
（二）培训和指导本部门、单位用户使用系统；
（三）负责公文的归档工作；
（四）负责规范内部公文运转；
（五）协助部门、单位负责人开展OA系统的有关工作。
第十一条 各部门、单位按照电子档案管理的有关规定，做好OA系统运行中产生的电子公文及其他电子材料的归档工作，并负责各类电子档案的安全管理和查询利用等工作。
第三章 电子公文管理
第十二条 本办法中的电子公文特指非涉密的全院各类党政公文，是在学院日常工作中通过OA系统运转形成的具有规范格式的公文电子数据,具体包括公文形成、办理、传输和存储的信息记录；主要包括党政发文、校外收文、校内收文、威尼斯app游戏议纪要以及校内威尼斯游戏大厅等文件。
第十三条 除涉密和不便通过OA系统运转的公文外，学院所有公文处理均通过OA系统以电子公文形式运转。
第十四条 电子公文的文种、格式、行文规则依照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）执行。
第十五条 党政发文。以学院党政名义对内和对外行文，由发文主办部门（单位）在OA系统中创建新文稿后即启动发文办理流程。
第十六条 校外收文。指上级机关和非隶属单位普通来文，由党政办公室将文件上传至OA系统后，启动校外收文处理流程。
第十七条 校内收文。指校内请示、报告等，是各部门、各单位向学院请示有关问题或报告有关事项的公文。由各部门、单位在OA系统中创建文稿，启动内部请示、报告办理流程。
第十八条 威尼斯app游戏议纪要。指党委威尼斯app游戏议纪要、院长办公威尼斯app游戏议纪要、专题威尼斯app游戏议纪要，由党政办公室或威尼斯app游戏议组织部门负责记录，威尼斯app游戏议纪要由党政办公室负责上传至OA系统，在系统中流转处理。
第十九条 校内威尼斯游戏大厅。指党政办公室或各部门、单位面向学院相关单位或师生发布的威尼斯游戏大厅通告。由主办部门、单位在OA系统中创建威尼斯游戏大厅文稿，启动威尼斯游戏大厅发布流程。
（一）有关学院组织的全院性工作威尼斯app游戏议及活动的威尼斯游戏大厅，以及涉及多部门（单位）工作并需相关部门（单位）负责人参加的威尼斯app游戏议及活动的威尼斯游戏大厅，须以党政办名义发布。
（二）有关各部门、单位业务范围内的常规性工作威尼斯游戏大厅及周知性的威尼斯游戏大厅通告，需相关部门、单位对口业务人员参加的威尼斯app游戏议及活动的威尼斯游戏大厅，可以各部门、单位名义自行发布。
第二十条 所有电子公文运转，须先经主办部门、单位领导审批，由学院文秘人员或部门、单位公文管理员负责对外运转或发布。
第二十一条 各部门、单位接收电子公文时，应当认真核对公文，确认无误后方可接收，对紧急公文应及时签收办理。对不能正常接收或公文格式有误的电子公文，接收部门、单位应及时与发送部门、单位联系解决。
第二十二条 各部门、单位之间往来的平行文，可通过OA系统协同流程运转。
第二十三条 OA系统每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成公文处理工作，并在系统的公文处理单上留下痕迹。办理人处理完自己应处理的公文后，应及时将公文发送给流程设定的下一环节办理人。如下一环节有多人可供选择，则根据公文的内容和学院的有关规定选择正确的对象发送，接收方收到公文后，应及时办理。如果接收方发现来文不属于自己的职权范围，应及时主动告知流程上一环节办理人取回公文。
第二十四条 为确保电子公文处理的时效性，党政办公室、各部门单位各级领导和公文管理员应在每个工作日的上班后、下班前至少进入OA系统浏览一次，查看并处理公文。
学院文秘人员和各部门、单位公文管理员等经常使用OA系统的用户如因出差或请假而无法处理公文的，须事先通过OA系统中的工作授权功能委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切责任和义务。
第二十五条 学院电子公文归档实行纸质文档和电子文档双套归档制。学院电子公文由党政办公室负责岗位从OA系统中统一打印，加盖办公室公章后，予以归档。各部门、单位在OA系统上运行的电子公文，办结后统一由本部门、单位公文管理员整理归档，存放备查。
第二十六条 电子公文效力
（一）OA系统中电子公文，与相应纸质公文具有同等的效力。
（二）对外发文和用于存档的纸质公文由党政办公室统一印制。
（三）如需凭纸质公文办理相关业务的，相关部门、单位须在公文处理单中注明，经审核批准后，由党政办公室负责打印盖章供相关部门、单位领取使用。
（四）各部门、单位可将OA系统公开发布的公文打印成纸质文件，该纸质文件与电子公文具有同等效力。
（五）非公开发布或过程性的学院党政电子公文，各部门、单位及个人不得复制成纸质形式作正式文件使用。
第四章 用户管理
第二十七条 OA系统的用户范围是全院在职在编教职工，用户实行实名制账户管理，使用学院教工号登录。
第二十八条 系统用户的权限由党政办公室根据该用户的岗位职责设定，并根据岗位和分工的调整而变更。
第二十九条 新用户管理：新用户由组织人事处提供新用户相关信息，信息技术中心进行新增用户操作，并根据用户身份赋予相应的权限。新部门、单位向信息技术中心提供相关文件，由组织人事处提交申请，经批准后由信息技术中心添加。
第三十条 用户调整：威尼斯人真人游戏内部岗位调整，组织人事处应及时提供相关文件到党政办公室，党政办公室审核后，由信息技术中心根据文件和用户身份赋予相应的权限；凡调离学院的用户，组织人事处应及时提供相关文件或手续，经党政办公室审核后，由信息技术中心进行注销操作，注销之前，用户必须将所有待办事项处理完毕。
